Vi skal bli bedre innen vedlikehold

Elkem er på World Class nivå i det meste de gjør. Divisjonen Silicon Products, hvor Fahad Rehman er vedlikeholdsdirektør, har mange kompetente og lojale medarbeidere. – Vi tok et meget kritisk blikk på oss selv, sa Rehman til Min Drift & Vedlikehold. Konklusjonen var at vi kunne bli bedre innen vedlikehold. Blant annet ved å ta godt vare på de ansatte og å sette klare mål.

AV JAN EIRIK SCHIØTZ, Min Drift & Vedlikehold

Det ble satt i gang fire parallelle initiativ. Alle verkene i Silicon Products divisjonen ble involvert. Målsettingen var å kartlegge nåsituasjonen innen vedlikehold, og å stake ut en kurs for forbedringer. Dette arbeidet ble ferdigstilt vinteren 2023 . – Det var svart interessant og litt overraskende at konklusjonene fra alle åtte verkene var svært sammenfallende, sa Rehman. Prosessene i alle verkene har vært åpen, uten at det ble lagt sterke føringer på gjennomføringen. Rehman har medvirket og fasilitert prosessene. Men målet med denne medvirkningen var å få gode prosesser, ikke å nå spesielle konklusjoner.

Elkem Silica Products er på World Class nivå innen mange felt, nå skal også vedlikeholdet løftes opp.

Engasjement både hos de utførende og toppledelsen

For om lag tre år siden slo Elkem sammen to divisjoner, silisium- og ferrosilisiumproduksjonen, til en divisjon. Alle produksjonsenhetene, verk, ble fusjonert i den nye enheten. – Det ble da jobbet mye med konsept for vedlikeholdet, forteller Morten Richardsen. Han ble VP Technology & Project i den nye divisjonen, og med i ledergruppen. Vi ville operasjonalisere vedlikeholdet. I disse prosessene jobbet han for å få felles forståelse i divisjonsledelsen for vedlikeholdets betydning. Det gjaldt for:

• Sikkerhet, HMS
• Sikker drift
• Kvaliteten på driften – Operational excellence

Alle i organisasjonen skulle forstå at vedlikehold er en verdi for produksjonene og ikke en kostnad. – Elkem var allerede på høyt internasjonalt nivå innen prosess og teknologi, sa Richardsen
i vår samtale. Det var derfor naturlig å sette like høye mål for vedlikeholdet. Vi skal
lære fra de beste innen vedlikehold, og iverksette det i vår organisasjon. Det gjelder internt, ved at vi skal overføre kunnskap fra et verk til de andre, når vi ser at det utføres World Class i et verk. Og så må vi hente kompetanse fra eksterne kilder også.
– Rehman er god til å engasjere medarbeidere ute i organisasjonen, fortalte Richardsen. Han samlet alle tekniske sjefer i verkene og fikk de til å se verdien av vedlikeholds for operational excellence . Både Richardsen og Rehman understreket betydningen av at ledelsen er aktivt med i programmet. Og at medarbeiderne får full støtte fra ledelsen og tilrettelegging. Det gir motivasjon. Og resultatet er at fastsatte mål blir oppnådd. Uten engasjerte medarbeidere hadde vi ikke kommet så langt som vi nå er, slo Richardsen fast.

Deltakerne på prosjektmøte var; Andreas Opphaug, Svein Ole Rannes, Fredrik Drøpping, Maja Gunvor, Ida Morberg, Gøran Loftfjell, Johanna Hansen, Einar Nordsteien, Thor Øivind Ødegaard, Hans Kristian Egner, Tordour Fanner, Anders Svenskerud, Kristian Oddsten, Åsmund Steine, Vignir Bjarnason.

Verkene lå foran tidsskjemaet

Ledelsen i Elkem er profesjonelle og jobber strukturert og målrettet. – Min erfaring er at det jobbes aktivt for å gjøre alle medarbeidere gode, fortalte Rehman. Denne holdningen var viktig i prosessene vi gjennomførte. De involverte personene følte at innsatsen ble verdsatt og konklusjonene løftet opp på et nivå som sikret nødvendig støtte fra toppledelsen. Engasjementet til medarbeiderne innen vedlikehold ute i verkene ble helt avgjørende for de gode resultatene som vises så langt. Det er blitt et sammensveiset lag som vil sikre at målet om å bli bedre enn World Class kommer til å bli nådd. Det er viktig å påpeke at vi fortsatt mener vi er i startfasen, og det er mye arbeid igjen, og den viktigste delen av arbeidet er gevinstrealisering.
Etter at evalueringen var gjennomført i alle verk tok de ansvarlige for vedlikeholdet i divisjonen
seg god tid til å vurdere konklusjonene. Dette arbeidet endte opp med at:

• Videreføring av initiativet skulle være en del av den daglige driften
• Det skulle etableres et eget program for kontinuerlig forbedring
• Programmet måtte få tildelt nok ressurser
• Oppstart ble fastsatt til 1. januar 2023

Men det viste seg i fjor høst at alle verkene var godt i gang med forbedringsarbeidet, og startet arbeidet med å få på plass nye prosedyrer for vedlikeholdet før nyttår.

Alle skal med

For å nå målet om å bli bedre enn World Class ble det etablert et organisasjonsutviklingsprogram. Alle involverte skulle tydelig vite:

• Hva målsetting og arbeidsoppgaver er
• Hvordan oppnå målene
• Hvordan det skal samarbeides, internt i egen avdeling og med andre verk i Elkem

– Vi har stor oppmerksomhet rettet mot den enkelte medarbeider, sier Rehman. Det er vurdert nøye hvordan vi faglig skal utvikle hver enkelt medarbeider. Videre er det viktig for å oppnå gode resultater at vi rendyrker de forskjellige rollene. I det daglige arbeidet er 90 prosent operative oppgaver. Alle må derfor være veldig bevisst på hvordan vi bruker den resterende tid på strategiske og taktiske oppgaver. I dette arbeidet gir ledelsen retning og så er det opp til det enkelte verk å gjennomføre. – Den daglige dialogen med vedlikeholdspersonellet er helt sentralt, forteller Thor Øivind Lund Ødegård.
Lund Ødegård er Asset manager i Elken Silicon Products. Han og Rehman legger stor vekt på at det er avgjørende for måloppnåelse at hver enkelt medarbeider får en egen personligutvikling. Og i tillegg må rollene til alt personell rendyrkes.

Utviklet godt nettverk mellom verkene

For å få størst mulig effekt ut av innsatsen som gjøres er det utarbeidet felles rutiner for rapportering og prosedyrer for arbeidet som skal utføres. Det jobbes godt på tvers av verkene og alt vedlikeholdspersonell er involvert. Det gir eierskap til oppgavene som skal utføres. Gjennom de prosessene som er etablert ble det utviklet et godt nettverk mellom vedlikeholdspersonellet i de forskjellige verkene.
Da Min Drift & Vedlikehold besøkte Elkem Silicon Products hadde Team Vedlikehold en av sine samlinger i Oslo med de involverte fra alle verkene. Kommunikasjonen i gruppen var åpen. Alle la vekt på at nettverket de hadde utviklet var verdifull. For det første ble den enkelte medarbeider kjent med kolleger med samme oppgaver som en selv har, ved de andre verkene. Deltakerne på møtet var alle enig i at dette nettverket er svært positivt. Erfaringene med å kontakte medarbeidere ved andre verk, og diskutere aktuelle problemstillinger har gitt gode resultater. For det andre er vi blitt bedre til å dele erfaringer med hverandre sa flere av møtedeltakerne. Vi får inspirasjon til å yte mer gjennom disse samtalene.
Det kom også klart frem at ledelsens sterke engasjement i prosjektet har gitt ekstra motivasjon. Utvikling av hver enkelt medarbeider er helt klart et viktig element i prosessene. Fahad og Thor Øivind legger vekt på at det er engasjement fra denne gruppen som er helt avgjørende og vært en suksessfaktor for samholdet og arbeidet som er satt i gang. Vi er heldige som har så flotte kollegaer som står på dag og natt for å utgjøre en forskjell. Det er i tillegg veldig gøy sosialt.
Fahad og Thor Øivind sier de er stolt av dette teamet, måten de står på og jobber er beundringsverdig og imponerende. VI kan gjerne komme med mange fine ord om oss selv, men det er dette teamet som utgjør hele forskjellen.

Synliggjør vedlikeholdes plass

– Det har skjedd veldig mye på kort tid, sier Rehman. Vi har klart å synliggjøre og fått forståelse
for at godt vedlikehold gir konkurransefortrinn ivirksomhet. Men dette arbeidet er langsiktig og ikke noe kvikk fiks, slår han fast. Alt arbeid skal gjennom en kost nytte evaluering.
Ved at vi har utviklet gode prosedyrer og rutiner, skal alle vite hvilke oppgaver de skal utføre og når det skal gjøres. Alle får en mer forutsigbar hverdag. Det gir mindre stress og bedre arbeidsmiljø. Det vil nok gå et par år før alle gevinster av dette arbeidet er realisert og resultatene kan synliggjøres.
For å sikre at prosessene følges opp, avholdes det statusmøter hver mandag. Der rapporteres det fra alle verkene med stor oppmerksomhet rettet mot KPIer for vedlikehold. Ledelsens sterke involvering vises ved at ledelse deltar i disse møtene og verksdirektørene sammen med driftssjefene, og tekniske sjefer står for rapportering.

Neste steg

Steg en i prosessen med å sikre at vedlikeholdet gir forutsetning for suksessfull drift er Elkem godt i gang med å realisere. Det er åtte prosjekter som nå er i ferd med å realiseres for å bygge grunnmuren for neste steg.
I steg to er målsettingen å få mer automatiske prosesser, som er drevet av data med god kvalitet.

1. I bunnen for all virksomhet ligger sikkerhet. Uansett hvilke oppgaver eller funksjoner som skal utføres, må HMS krav og praksis følges
2. Vedlikeholdsorganisasjonen skal til enhver tid være kompetent til å utføre de oppgaver som sikrer å oppnå konsernets målsettinger
3. Rett vedlikehold skal utføres til rett tid. God kvalitet på data er i denne sammenheng viktig
4. Forebyggende vedlikehold skal legges til rette for å ta vare på det vi har, og fornye når vi må.
5. Utvikle gode vedlikeholdsrutiner mellom vedlikehold, drift og logistikk
6. Objektivt fastslå teknisk tilstand og det finansielle behov for vedlikehold, for å nå ønsket mål
7. Gi alle brukene opplæring i bruk av vårt EAM (Enterprise Asset Management)
8. Digitalisering av vedlikehold er symbolsk siste prosjekt her for å vise at fundamentet må på plass før man kan hente gevinst av digitalisering.

Vi er godt i gang med å sikre at vedlikeholdet i vår organisasjon har kompetanse som møter kravene i konsernets målsetting. Når alle disse elementene er på plass, skal vi kunne koble våre interne prosesser innen vedlikehold, med forretningsområdenes målsetting.
Rehmans siste budskap i vår samtale var; Det er de utøvende innen vedlikehold som står i sentrum.